為什麼同事總是能準時下班?他們沒告訴你的三大秘訣!

前陣子由吉高由里子飾演女主角的日劇《私、定時で帰ります》(臺灣翻譯:OL不加班),每集不同主題的劇情,除了道出全世界上班族的心聲之外,在劇中也重新解釋「工作」的新定義。

但你知道劇中女主角幾乎不加班、也幾乎不需要加班的工作秘訣到底在哪裡嗎?看著同事一個個關機下班,自己卻無法準時走人?同事不告訴你的高效率撇步大揭密!快點來瞧瞧,今天也一起準時打卡下班!

 

  1. 一定要保持桌面整潔

你每天都在花時間找工作的重要資料嗎?如果常常有的話,這就個警訊!重要與不重要的資料若混雜在一起,除了容易弄混出錯之外,也容易因為誤丟而重製,加上找資料所花的時間也是讓工作效率變低的主因。

最好養成定時整理辦公桌的習慣,沒有辦法的每天整理的人,最好以也要一周整理一次,並確實做好資料分類,如此一來不但不會浪費無謂的時間,也不會造成資料找不到的慌張焦慮與重工,而且乾淨整潔的工作環境會讓精神集中,更能專心處理手邊的工作。

  1. 使用便利貼提醒工作待辦

便利貼看似不起眼,但其實是非常實用又方便的辦公室小物。

利用不同顏色或不同形狀的樣式的便利貼,將每天的代辦寫在上面,黏在螢幕或是桌邊,每完成一樣就撕掉一張,同時提醒自己還有哪些待辦事項尚未完成,方便掌控自己的工作進度,這招也是日劇中女主角高效率的決勝秘訣喔!

客製化便利貼的運用也能以不同顏色來代表不同緊急程度的代辦,越重要的就可以使用越顯眼的顏色來註明,或是將工作類別結合特殊形狀,在依據個人喜好作對應分類,例如時鐘造型的便利貼代表自己獨立作業的代辦、對話框外型代表公司內部會議、燈泡樣式的代表對外拜訪客戶廠商等,讓大腦將圖案和工作類別產生連結,能更快進入狀況。

此外便利貼可以隨處黏貼的特性也便於代辦順序的調整,比起在手帳上塗塗改改,便利貼真的是高效率又方便可愛的小工具。

可愛的造型便利貼還有助於轉換心情!

 

  1. 4+1作戰守則

把工作內容分成4大區塊:「重要又緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」,另外一項是要記得先從擅長的開始做起。

將工作分成4大區塊之後,可以清楚掌握工作狀況,明確告訴自己交期時間,跟便利貼比較不一樣的是,這個方式常用在一周的工作進度或是月份的進度規劃,也有的人會直接它設成電腦桌布,將檔案與資料分類放置在各區塊提醒自己。

配合4區塊守則,並且先從擅長的工作內容處理起,讓自己有個心理建設與準備,遇到所事項迎面而來時才不會感到壓力山大或是過於焦慮。

最後,不論什麼方法都還是要設定一小段的彈性休息時間,結束一個段落的工作後,讓自己休息放鬆或是小小放空,都有助於下個階段的工作喔,從今天就開始準時下班回家吧!