為什麼同事總是能準時下班?他們沒告訴你的三大秘訣!

前陣子由吉高由里子飾演女主角的日劇《私、定時で帰ります》(臺灣翻譯:OL不加班),每集不同主題的劇情,除了道出全世界上班族的心聲之外,在劇中也重新解釋「工作」的新定義。

但你知道劇中女主角幾乎不加班、也幾乎不需要加班的工作秘訣到底在哪裡嗎?看著同事一個個關機下班,自己卻無法準時走人?同事不告訴你的高效率撇步大揭密!快點來瞧瞧,今天也一起準時打卡下班!

 

  1. 一定要保持桌面整潔

你每天都在花時間找工作的重要資料嗎?如果常常有的話,這就個警訊!重要與不重要的資料若混雜在一起,除了容易弄混出錯之外,也容易因為誤丟而重製,加上找資料所花的時間也是讓工作效率變低的主因。

最好養成定時整理辦公桌的習慣,沒有辦法的每天整理的人,最好以也要一周整理一次,並確實做好資料分類,如此一來不但不會浪費無謂的時間,也不會造成資料找不到的慌張焦慮與重工,而且乾淨整潔的工作環境會讓精神集中,更能專心處理手邊的工作。

  1. 使用便利貼提醒工作待辦

便利貼看似不起眼,但其實是非常實用又方便的辦公室小物。

利用不同顏色或不同形狀的樣式的便利貼,將每天的代辦寫在上面,黏在螢幕或是桌邊,每完成一樣就撕掉一張,同時提醒自己還有哪些待辦事項尚未完成,方便掌控自己的工作進度,這招也是日劇中女主角高效率的決勝秘訣喔!

客製化便利貼的運用也能以不同顏色來代表不同緊急程度的代辦,越重要的就可以使用越顯眼的顏色來註明,或是將工作類別結合特殊形狀,在依據個人喜好作對應分類,例如時鐘造型的便利貼代表自己獨立作業的代辦、對話框外型代表公司內部會議、燈泡樣式的代表對外拜訪客戶廠商等,讓大腦將圖案和工作類別產生連結,能更快進入狀況。

此外便利貼可以隨處黏貼的特性也便於代辦順序的調整,比起在手帳上塗塗改改,便利貼真的是高效率又方便可愛的小工具。

可愛的造型便利貼還有助於轉換心情!

 

  1. 4+1作戰守則

把工作內容分成4大區塊:「重要又緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」,另外一項是要記得先從擅長的開始做起。

將工作分成4大區塊之後,可以清楚掌握工作狀況,明確告訴自己交期時間,跟便利貼比較不一樣的是,這個方式常用在一周的工作進度或是月份的進度規劃,也有的人會直接它設成電腦桌布,將檔案與資料分類放置在各區塊提醒自己。

配合4區塊守則,並且先從擅長的工作內容處理起,讓自己有個心理建設與準備,遇到所事項迎面而來時才不會感到壓力山大或是過於焦慮。

最後,不論什麼方法都還是要設定一小段的彈性休息時間,結束一個段落的工作後,讓自己休息放鬆或是小小放空,都有助於下個階段的工作喔,從今天就開始準時下班回家吧!

文具只能是文具、食物只能是食物嗎?微型展2.0 啟發你的創意新思維

小編這次在春節趁著連假期間去看了位在台北華山文創園區所展出的「田中達也的奇幻世界 微型展2.0」。不得不說,看完之後,覺得腦袋有如醍醐灌頂一番似的好像啟發了另外一種新的思維,作者田中達也運用日常的生活用品與小人物做結合,拍出許多有趣又有創意的畫面。

以下,小編將分享幾張我在展覽中感到最印象深刻的作品,讓大家也和我一起進入作者的奇幻異想世界吧!

好保暖的睡袋啊!

帶著最喜歡的橘色帳篷一起去露營吧!

一起來玩大怒神!

疑?這個鋼琴好有科技感~

疑?客人源源不絕,沒辦法下班啦!

辣椒和火一樣,都需要水。

這個便利貼床感覺真舒適,只是我的腳有~點~黏~

看完展覽後,真的覺得好驚奇!有誰能夠想到長尾夾倒著擺放也能變成一棵樹木?而便利貼只要稍微平行的往上摺一些就能變成一張雙人床!其實日常生活中的人事物或許因為習慣就再也忘記去察覺許多小細節還是四處充滿新奇與趣味吧?希望大家看完這篇文章後也能與小編看完展覽後一樣擁有茅塞頓開的心情。

真的可以準時下班?便利貼工作術讓你成為效率達人

「工作量越來越多,不知該從何處理」

「我到底要先做哪件事比較好?」

「感覺每天事情都做不完,天天都在加班……」

 

前陣子在日本很流行的「便利貼工作術」,此股風潮解決了許多工作者的煩惱,隨之也吹進了台灣。

便利貼有著可重複撕貼的特性,將代辦事項、工作項目甚至是長期的規劃,都能逐一地寫在便利貼上,還能將其排列組合到你的記事本或是行事曆做歸類,並利用不同顏色做區分,使資訊群組化,讓人在視覺上能夠將內容資訊圖像化,更容易記住。

雖然逐一列出要做的事情以及提醒事項能夠讓人一目瞭然,但還是會陷入困惑,到底哪一項是我必須先做的事?哪些不重要的可以暫且緩一緩的?

其實便利貼還能幫助擬定出事情的優先順序,在個人的時間管理上也有很大的幫助,而優先順序則必須依照事情的輕重緩急來做排列。

根據《不加班的便利貼工作術──整理頭腦、管理時間、生產創意、達成目標,一切都能解決!》( 嶋 裕之 著 ) 書中的內容,提及所有的事情是可以依據緊急和重要的程度分成四組。如下圖,可明確的分為A、B、C、D四個區塊。

(Photo from: https://goo.gl/eahwHT)

接著把你要做的事項都寫在便利貼上,利用這四組做分類劃分,那分組完後的便利貼就會依序出現:

A(緊急且重要)→B(不急但重要)→C(緊急但不重要)→D(不緊急也不重要)

其實一旦將所要做的事依照這四組用便利貼分類並執行後,就會發現在工作上效率提高了很多。很多人常常事情做不完,或老是覺得時間不夠用,其實都是缺乏制定規劃並妥善執行,只要能區分先後順序,把時間集中在能展現成果的工作上,最後定能收到顯而易見的好成績。

如果想要讓自己的員工工作能更有效率,不妨把便利貼列為公司禮品,各種顏色的便利貼全部送給員工們,並在會議上把便利貼工作術傳授給大家,相信加班費一定省了不少!

今年的公司禮品,選擇便利貼就對搂~